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Konferenzmanagement mit Webgenia Conference
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WebGenia Conference

Planung und Organisation von Konferenzen

Regierungen / Verwaltungen / Arbeitsgemeinschaften / Gremienarbeit / Arbeitskreisen / Sitzungen

Was ist Konferenz­management?

Unser Webgenia Conference (Konferenzmanagement-Software) ist das perfekte Tool, um Tagungen von Ministerkonferenzen oder Arbeitsgemeinschaften bestmöglich vorbereiten zu können. Die Konferenzplattform ermöglicht es, relevante Themen vorab zu sammeln und Beschlussvorschläge hochzuladen, die von allen Bundesländern geprüft und mit Änderungsanträgen versehen werden können.

Durch unser innovatives Konferenzsystem sind die Abläufe der Konferenzplanung klar strukturiert und eine einfache Organisation und Dokumentation der Veranstaltung gewährleistet. Alle Teilnehmenden bleiben informiert und die Öffentlichkeit kann zeitnah über die Ergebnisse der Konferenzen informiert werden.

Auf dem Bild sieht man eine schwarz-weiß Grafik. Auf dieser ist ein großer Tisch abgebildet. An diesem Tisch sitzen acht Personen drum rum und unterhalten sich.

Interne Steuerung

  • Termine und Einladungen
  • Themen
  • Themencluster und Tagesordnungen
  • Beschlussvorschläge und Änderungsanträge
  • Beschlüsse und Protokolle
  • Dokumentenaustausch und Archivierung

Externe Steuerung

  • Konferenz-Website mit allen Informationen für die Öffentlichkeit

Module

Ein zentraler, regelmäßig wechselnder Vorsitz und dynamische Verwaltungsstrukturen erfordern, dass viele verschiedene Teilnehmende fortlaufend in den Informationsfluss eingebunden werden. Durch diese Veränderung ergeben sich im Laufe der Zeit immer wieder neue Zuständigkeiten innerhalb der Arbeitsgemeinschaften- und Ministerkonferenzen.

Eine zentrale Adressverwaltung für alle Teilnehmenden der Ministerkonferenzen ist daher unverzichtbar. In Webgenia Conference ist ein integrierter Verteiler sowohl für Post-, als auch E-Mail-Kommunikation verfügbar. Sämtliche Kontaktadressen werden zentral verwaltet und regelmäßig aktualisiert.

Im gesicherten internen Bereich, der nur mit entsprechender Zugangsberechtigung zugänglich ist, können berechtigte Nutzerinnen und Nutzer auf den Verteiler zugreifen.

Funktionen:
Adressverteilungsübertragung an E-Mail-Programme: Unterstützt gängige Programme wie Microsoft Outlook.
Adressdatenexport für Serienbriefe: Nahtlose Integration in Textverarbeitungsprogramme, wie Microsoft Word.

Zusatzmodul „Personen- und Zuständigkeitsregister“
Mit einem speziellen Register können Teilnehmende klar definierte Zuständigkeiten und Themenschwerpunkten zugeordnet werden. Dieses Zusatzmodul erleichtert die Verwaltung und Zuordnung der relevanten Informationen.

  • Anlegen einer Konferenz
  • Vorgeben der Themenbereiche (Cluster)
  • Einreichen von Themenvorschlägen
  • Zuordnen von Beschlüssen vergangener Konferenzen zu Themenvorschlägen
  • Zuordnen von Themenvorschlägen zu den Clustern
  • Erstellen einer Tagesordnung
  • Beschlussvorschläge zu Themenvorschlägen
  • Einreichen von Änderungsanträgen zu Beschlussvorschlägen
  • Generieren von Konferenzprotokollen
  • Sichern der Eingaben
  • Automatische Benachrichtigung per E-Mail an Teilnehmenden und Geschäftsstelle
  • Komfortable Suchfunktion innerhalb aller Textdokumente nach Begriffen (Stichworten) sowie nach Themenbereichen (Clustern)

Das Rechtemodul für den Konferenzworkflow regelt die Zuständigkeiten, Fristen und den Status des Konferenzsystems. Die vorsitzende Geschäftsstelle der Ministerkonferenzen hat umfassende Rechte zur Verwaltung des gesamten Konferenzablaufs sowie zur Pflege der öffentlichen Konferenz-Website.

Rechte der vorsitzenden Geschäftsstelle

  • Anlegen neuer Konferenzen
  • Festlegen von Fristen für das Einreichen von Themen-, Beschlussvorschlägen und Änderungsanträgen
  • Erstellen von Themenclustern
  • Festlegung der Tagesordnung
  • Ablehnung oder Anpassung von Themenvorschlägen, die von Teilnehmenden (Redakteure und Redakteurinnen) eingereicht werden
  • Automatische Benachrichtigen an Teilnehmenden versenden
  • Einstellen von Beschlüssen und Protokollen
  • Verwaltung des Verteilers für Informationen
  • Pflege und Aktualisierung der Konferenz-Website

Rechte der Konferenzteilnehmenden

  • Einsicht in alle freigegebenen Konferenzdaten
  • Möglichkeit, Vorschläge und Anträge einzureichen
  • Zugriff auf den Verteiler
  • Nutzung einer Suchfunktion für Dokumente vergangener und aktueller Konferenzen

Gastzugang für Fachbehörden
Fachbehörden haben die Möglichkeit, alle eingestellten und freigegebenen Konferenzabschlüsse sowie Dokumente einzusehen. Das Einstellen eigener Daten ist jedoch nicht möglich.

Durch diese klaren Regelungen im Rechtemodul wird sichergestellt, dass der gesamte Konferenzprozess effizient abläuft und alle Beteiligten optimal informiert sind. Ein gut strukturiertes Rechtemodul ist somit ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreiche Konferenzplanung.

Die Konferenz-Website unserer Konferenzplattform Webgenia Conference bietet umfassende Informationen für Teilnehmende und die Öffentlichkeit. Sie erfüllt die Anforderungen der Barrierefreiheit gemäß BITV und sorgt dafür, dass alle Nutzerinnen und Nutzer der Ministerkonferenzen problemlos auf die Inhalte zugreifen können.

Auf der Website finden Sie:

  • Ansprechpersonen und Kontaktadressen für die direkte Anfrage
  • Aktuelle Konferenztermine sowie Protokolle
  • Pressemitteilungen, die über Neuigkeiten und Entwicklungen informieren
  • Weiterführende Links zu relevanten Ressourcen
  • Zugang zum internen Bereich für registrierte Nutzer und Nutzerinnen
  • Individuelle Inhalte, die nach Ihren Wünschen bereitgestellt werd

Unsere benutzerfreundliche Konferenz-Website ist darauf ausgelegt, Ihnen alle notwendigen Informationen schnell und effizient zur Verfügung zu stellen.

Vorteile des Konferenz­systems

Universell zugänglich
System ist unabhängig vom Betriebssystem oder Gerätetyp

Keine Installation notwendig
Einfach über die Website aufrufen

Plattformübergreifende Kompatibilität
Funktioniert optimal in verschiedenen Browsern und Gerätetypen

Einfache Aktualisierung
Ganz einfach auf dem Server aktualisierbar

Referenzen

Fachminister­konferenzen

Logo Energieministerkonferenz

Energieministerkonferenz

Logo Umweltministerkonferenz Saarland

Umweltministerkonferenz

Integrationsministerkonferenz

Integrations­ministerkonferenz

Logo Verbraucherschutzministerkonferenz Berlin

Verbraucherschutz­ministerkonferenz

Konferenz der Gleichstellungs- und Frauenministerinnen und -Minister, -Senatorinnen und -Senatoren der Länder

Konferenz der Gleichstellungs- und Frauenministerinnen und -Minister,
-Senatorinnen und -Senatoren der Länder

Logo Agrarministerkonferenz Baden-Württemberg

Agrarministerkonferenz

Logo Gesundheitsministerkonferenz Thüringen

Gesundheits­ministerkonferenz

Referenzen

Bund-Länder-Arbeits­gemeinschaften

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft 
Wasser

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft 
Wasser

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft 
Abfall

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft Abfall

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft 
Immissionsschutz

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft
Immissionsschutz

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft Chemikaliensicherheit

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft
Chemikaliensicherheit

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft Gentechnik

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft
Gentechnik

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft Naturschutz, Landschaftspflege und Erholung

Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft
Naturschutz, Landschaftspflege und Erholung

Ansprechpartner

Stefan Hartmann

Lassen Sie uns in einem kostenlosen
und unverbindlichen Erstgespräch Ihre
Wünsche und Ziele besprechen.

E-Mail senden

Telefon +49 421 24349-40

Stefan Hartmann von Webmen

FAQ zur Konferenz­plattform

Das Konferenzsystem muss hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Dazu gehören rollenbasierte Zugriffskontrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Datenverschlüsselung im Ruhezustand sowie bei der Übertragung. Aktivitäten werden über Audit-Trails protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Regelmäßige Backups und Disaster-Recovery-Strategien schützen vor Datenverlust. Zudem werden gesetzliche Vorgaben, wie die DSGVO, eingehalten.

Webgenia Conference wurde mit besonderem Augenmerk auf Barrierefreiheit entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Nutzenden uneingeschränkt auf Inhalte zugreifen können. Dabei wurden die Richtlinien der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) berücksichtigt. Wir bieten unter anderem eine klare und intuitive Navigation, alternative Texte für Bilder, gut lesbare Schriftgrößen sowie ausreichende Kontraste. Unser Ziel ist es, eine inklusive digitale Umgebung zu schaffen, die für alle zugänglich ist.

Der Übertragungsweg der Daten des internen Bereichs wird über SSL-Verschlüsselung sichergestellt. Das Webhosting (Ablage und Bereitstellung aller Daten und Datenbanken) und die Bereitstellung der erforderlichen Internetadressen wird durch webmen geleistet.

Unsere Konferenzlösung, WebGenia Conference, basiert auf bewährten Open-Source-Technologien wie PHP und MySQL. Die Software wird individuell an die Arbeitsabläufe der jeweiligen Gremien angepasst, um eine effiziente Nutzung zu gewährleisten. Bei jedem Wechsel des Vorsitzlandes einer Konferenz überprüfen wir die Abläufe und passen die Software an die aktuellen Bedürfnisse an.

Alle Lösungen werden an die befassten Gremien angepasst. Das bedeutet für die Nutzenden, dass sich alle Arbeitsabläufe real auf dem Bildschirm widerspiegeln. Dies ist mit einer regelmäßigen Überprüfung der Abläufe und Bedürfnisse verbunden und wird in der Regel beim Wechsel des Vorsitzlandes einer Konferenz durchgeführt.

Es ist äußerst wichtig, regelmäßig Backups der Anwendung durchzuführen, um Datenverluste zu vermeiden und die Sicherheit der Seite zu gewährleisten. Durch regelmäßige Sicherungen können alle Inhalte, Einstellungen und Benutzerinformationen im Falle eines technischen Fehlers, eines Hackerangriffs oder anderer unvorhersehbarer Ereignisse schnell wiederhergestellt werden. Automatisierte Backup-Lösungen sorgen dafür, dass keine Daten übersehen werden, und bieten die Möglichkeit, die Website auf den letzten stabilen Zustand zurückzusetzen, ohne größere Ausfallzeiten zu verursachen. Regelmäßige Backups sind somit ein essenzieller Bestandteil der Website-Wartung und des Risikomanagements.

Service und Support

Service und Support von webmen
Als erfahrene Agentur in der Webentwicklung bieten wir Ihnen umfassende Unterstützung bei allen Anliegen rund um Ihre IT-Projekte. Wir führen intensive Schulungen durch, um jede neue Geschäftsstelle in das Konferenzsystem einzuweisen. Durch regelmäßige Software-Updates, Systempflege und die Sicherstellung eines reibungslosen technischen Betriebs sorgen wir für eine zuverlässige Zusammenarbeit.

IT-Lösungen für Konferenzsysteme
Höchste Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung
Die Übertragung sensibler Daten im internen Bereich erfolgt durch SSL-Verschlüsselung. Wir übernehmen das Webhosting, die Verwaltung aller Daten und Datenbanken sowie die Bereitstellung der erforderlichen Internetadressen. So gewährleisten wir eine sichere und zuverlässige Nutzung Ihrer Konferenzsysteme.
Mit unserer Expertise bieten wir maßgeschneiderte IT-Lösungen für eine reibungslose und sichere digitale Zusammenarbeit.